Szkolenia otwarte
INSTRUKCJA KANCELARYJNA W URZĘDZIE - przepisy wykonawcze do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
| 30-30 września 2019
|
|
Celem szkolenia warsztatowego jest: - przygotowanie jednostki do wprowadzenia nowych przepisów zarządzania dokumentacją,
w jednostkach administracji publicznej - nabycie praktycznych umiejętności i niezbędnej wiedzy w zakresie właściwego postępowania
z dokumentacją, organizowania i nadzorowania właściwego obiegu w ramach czynności kancelaryjno-biurowych, w oparciu o nowe uregulowania w tym zakresie
Szkolenie warsztatowe skierowane jest do: - pracowników organów gminy i związków międzygminnych, powiatów, samorządu województwa
- pracowników jednostek podległych tym organom
- pracowników organów zespolonej administracji rządowej w województwie
- pracowników urzędów obsługujących te organy
w szczególności: - kierowników podmiotów
- pracowników kancelarii
- pracowników administracyjnych
- archiwistów
Podczas zajęć wykorzystywane są następujące techniki: - Krótkie wykłady - będące elementem wprowadzenia w omawiane zagadnienia
- Burze mózgów
- Praca w zespołach - rozwiązywanie zadań problemowych, case study, wspólne poszukiwanie nowych możliwych rozwiązań
- Modelowanie - przedstawianie propozycji specyficznych zachowań
- Dyskusje grupowe - omawianie wyników poszczególnych ćwiczeń
Program szkolenia warsztatowego obejmuje następujące zagadnienia: PODSTAWY PRAWNE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
- Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach („Konstytucja archiwalna”)
- Rozporządzenie wykonawcze Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
- zakres przedmiotowy i podmiotowy obowiązywania
- zmiany w definicje pojęć
- jakie przyjęto ogólne założenia dotyczące budowy wykazu akt?
- jakie można stosować systemy prowadzenia archiwizacji?
- jak postępować z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub komórki organizacyjnej?
- jak postępować z dokumentacją spraw niezakończonych przed wprowadzeniem nowych wykazów akt w jednostce (spraw rozpoczętych przed wejściem w życie rozporządzenia)?
- jak należy postępować z dokumentacją spraw niezakończonych, przed wdrożeniem do stosowania sytemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w jednostce?
Nowa Instrukcja Kancelaryjna - kto ma prowadzić nadzór nad stosowaniem przepisów kancelaryjnych w jednostce?
- jakie nowe zadania stawiane są archiwistom zakładowym?
- na co zwrócić uwagę w nowych definicjach pojęć?
- jaki system kancelaryjny ma być stosowany?
- jaki podział dokumentacji wprowadza nowa instrukcja kancelaryjna?
- jak postępować z dokumentacją tworząca akta sprawy ?
- co zrobić z dokumentacją nie tworzącą akt sprawy?
- jakie zmiany wprowadza nowa instrukcja kancelaryjna przy nadawaniu znaku sprawy?
- elementy obowiązkowe
- kolejność elementów
- separatory w znaku spraw
- jakie są nowe uregulowania dotyczące spraw prowadzonych lub załatwianych przez kilka komórek?
- jaką strukturę meta danych wymagają przepisy?
Uczestnicy w sposób praktyczny przećwiczą nabytą wiedzę, m.in. wskażą różnice w definicjach, określą systemy kancelaryjne, dokonają podziału dokumentacji na tworzącą/nie tworzącą akta spraw, dokonają znakowania różnych spraw wg nowych zasad, określą także miejsca prowadzenia akt spraw w różnych systemach prowadzenia dokumentacji.
- Czynności kancelaryjne w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
- kto może być użytkownikiem systemu?
- jakie są zadania punktu kancelaryjnego?
- potwierdzenia otrzymania
- rejestracja
- nadawanie identyfikatora
- kontrola przesyłek
- jak postępować z przesyłkami tradycyjnymi (na papierze)?
- kontrola zawartości
- naniesienie identyfikatora
- wykonywanie odwzorowań cyfrowych
- jak postępować z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną?
- selekcja przesyłek
- dokonywanie podziału przesyłek
- rejestracja w systemie
- jak postępować z przesyłkami przekazanymi na elektroniczną skrzynkę podawczą (ESP)?
- jak postępować z przesyłkami przekazanymi na informatycznym nośniku danych?
- jak dokonywać rozdzielenia przesyłek?
- co to składy chronologiczne i informatyczne?
- zasady funkcjonowania składów
- dokumentowanie korzystania
- kopiowanie wyjmowanej dokumentacji
- kto jest uprawniony do przyjmowania przesyłek?
- kto dokonuje dekretacji?
- gdzie i jak należy dekretować przesyłki?
- jak prowadzić spis spraw?
- forma spisu
- zawartość spisu spraw
- czym są raporty założonych spraw?
- jak dokumentować w EZD załatwienie sprawy ustnie?
- jakie są zasady przygotowywania projektów pism oraz ich akceptacji?
- jakie są sposoby wysyłania pism i jak są one podpisywane?
- kiedy i jak należy przekazywać sprawy zakończone do archiwum zakładowego?
W ramach tego bloku Uczestnicy będą mieli za zadanie zgodnie z zasadami systemu EZD m.in. dokonać wstępnych czynności kancelaryjnych, określić postępowanie z dokumentami wpływającymi do jednostki w różnych postaciach, dokonać podziału dokumentów na składy chronologiczne i informatyczne, zadekretować dokumenty w odpowiedniej formie. - Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
- jakie są zadania punktu kancelaryjnego?
- potwierdzenia otrzymania
- rejestracja
- nadawanie identyfikatora
- kontrola przesyłek
- jak postępować z przesyłkami tradycyjnymi (na papierze)?
- jak postępować z przesyłkami w postaci elektronicznej?
- poczta elektroniczna
- elektroniczna skrzynka podawcza (ESP)
- informatyczne nośniki danych
- jak dokonywać rozdzielenia przesyłek w systemie tradycyjnym?
- jak dokonywać dekretacji przesyłek?
- jak prowadzić spis spraw w systemie tradycyjnym?
- forma spisu
- zawartość spisu spraw
- kiedy i jak zakładać teczki aktowe?
- co zrobić w przypadku wysyłania pism w postaci elektronicznej?
- kiedy i jak należy przekazywać sprawy zakończone do archiwum zakładowego?
W ramach tego bloku Uczestnicy otrzymają zadania, które będą często powtórką z dotychczasowego doświadczenia z postępowania z dokumentacją w jednostkach. Wśród nich ukryte będą drobne, aczkolwiek istotne zmiany dla tradycyjnego systemu kancelaryjnego. Celem tych zadań będzie zwrócenie uwagi w sposób praktyczny, na wprowadzone zmiany. Szkolenie realizowane jest w godzinach 10.00 - 17.00
Sala szkoleniowa EMPRIZ Group - Warszawa
Sala szkoleniowa EMPRIZ Group znajduje się zaledwie 4 przystanki od Dworca Centralnego. W sąsiedztwie mieszczą się instytucje publiczne i biznesowe.
Dotarcie jest dosyć proste dzięki znakomitej lokalizacji:
- z Dworca Centralnego - tramwajami (ok. 8 min)
- z Dworca Zachodniego - autobusami/ tramwajami (ok. 20 min)
- ze Starego Miasta - autobusami/tramwajami (ok. 8-10 min.).
Szczegółowe opisy prowadzącego(ych) szkolenie znajdują się w ofercie przesyłanej drogą mailową lub faksową. Celem otrzymania oferty prosimy skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta pod numerem (22) 354 60 01.
Cena wynosi: 440,00 zł
RABATY!!! Przy zgłoszeniu przynajmniej 2 osób z jednej firmy - rabat10% Przy zgłoszeniu przynajmniej 4 osób z jednej firmy - rabat15% Przy zgłoszeniu przynajmniej 5 osób z jednej firmy - 6 osobagratis!
Cena obejmuje:udział w zajęciach, materiały szkoleniowe, poczęstunek wtrakcie trwania zajęć, imienny certyfikat uczestnictwa.
Szkoleniarealizowane są jako program kształcenia ustawicznego, dlategoteż istnieje możliwość otrzymania przez Uczestnikówzaświadczenia ukończenia na druku MEN.
Organizujemy również szkolenia zamknięte w siedzibieZamawiającego lub innym wskazanym miejscu na terenie całegokraju. Cena szkolenia zamkniętego jest indywidualnie ustalana zKlientem - prosimy o kontakt z Działem Szkoleń, który zprzyjemnością przygotuje indywidualną ofertę dla Państwa.
|
|
Wróć |
|