Specyfika negocjacji w biznesie

Osiągnięcie dobrych relacji z otoczeniem związane jest ze skutecznymi formami komunikowania się, które prowadzą do porozumienia i zaspokojenia potrzeb, społecznych
i zawodowych. Istnieje jednak problem związany z faktem, iż  nie każda forma komunikowania się i kontaktu, okazuje się skuteczna. Często stosowaną i najskuteczniejszą, w sytuacjach konfliktowych, formą jest prowadzenie negocjacji.

Sztuka pertraktacji jest cenną umiejętnością ułatwiającą osiągnięcie zamierzonego celu. Na co dzień spotykamy się z koniecznością porozumienia się w prawie każdej kwestii, począwszy od poszukiwania kompromisu przy zawieraniu umów, a skończywszy na codziennych negocjacjach z naszymi współpracownikami. Problematyka negocjacji, jako sposobu rozwiązywania konfliktów jest wyjątkowo ważna. Negocjacje w społeczeństwie wolnego rynku są częstym zjawiskiem i zależą od aktywności i przedsiębiorczości wszystkich działających firm i podmiotów gospodarczych. Nie mając wiedzy teoretycznej na ten temat, prowadzimy rozmowy według własnego uznania, co dużo rzadziej kończy się dla nas pomyślnie. Znajomość oraz właściwe zastosowanie zasad w prowadzeniu negocjacji wzmacnia kontakt z drugim człowiekiem, a tym samym pozwala na skuteczne porozumienie. Negocjacje nie wymagają, wbrew pozorom, wrodzonych predyspozycji. Bycie dobrym negocjatorem uzależnione jest w dużej mierze od posiadanej wiedzy i doświadczenia. Negocjacje bazują na wymianie informacji, dających możliwość znalezienia korzyści dla wszystkich uczestników. Wymaga to jednak wzajemnej współpracy i poszanowania.

W negocjacjach istotne jest, aby poprzez zastosowanie empatii, przewidzieć reakcję strony przeciwnej na nasze działania. To swoistego rodzaju gra psychologiczna. Dwie strony – osoba sprzedająca i osoba zainteresowana kupnem, muszą uzgodnić cenę produktu, bądź zasady na  jakich ma się odbywać dana transakcja. Cena musi być na tyle atrakcyjna dla kupującego, aby chciał skorzystać z oferty i odpowiednia dla sprzedającego, aby przyniosło mu to oczekiwane zyski. Każda ze stron powinna być przygotowana to, że będzie zmuszona poczynić pewne ustępstwa na rzecz partnera. Wszystkim w końcu  zależy na uzgodnieniu wspólnego stanowiska.

Trudność negocjacji polega na wielopoziomowości dialogu, który ma miejsce na kilku płaszczyznach (poznawczej, emocjonalnej i zachowawczej). Do tego dochodzi brak wiedzy i kompetencji, mieszający się z niedoskonałością mowy pozawerbalnej. Jeżeli chodzi o style pertraktacji, możemy wyróżnić podział na twarde i miękkie. Rodzaj twardej negocjacji charakteryzuje się zdecydowanymi i twardymi wymaganiami, presją oraz unikaniem wszelkich kompromisów. Miękki natomiast, poszukuje polubownego wyjścia z sytuacji, uległości i stosowania uników.

W każdej firmie, menedżerowie i kierownicy świadomi są, że większość ich zawodowej działalności to negocjowanie, czyli przekonywanie i wpływanie na decyzje innych. Wewnątrz wszystko składa się z wzajemnie zależnych jednostek, mających wspólne interesy. Dlatego każda istotna decyzja jest negocjowana. Określenie strategii firmy, redukcje zatrudnienia, podział zadań, decyzje o budżecie i inne – we wszystkich tych sprawach negocjacje odgrywają znaczącą rolę. Nie zawsze jednak kończą się one sukcesem. Często ich rezultatem jest sytuacja bez wyjścia, a nawet zerwanie rozmów. Nie wolno zapominać, że nawet doświadczeni kierownicy popełniają błędy negocjacyjne. Bardzo często po odbytych negocjacjach strony ze zdziwieniem spostrzegają, że dały się wciągnąć w spiralę złośliwości i wzajemnych pretensji. Efektem jest konflikt. Rozmowy w takiej sytuacji stają się trudne, a negocjator nie ma zbyt dużego pola manewru. Odnosi wrażenie, że teraz musi walczyć o wiele intensywniej, a w razie dalszych ustępstw sam może znaleźć się w bardzo trudnej sytuacji, gdyż jego pracodawcy oczekują od niego obrony interesów firmy. Nie jest tak, że kiedy jedna strona przyjmie postawę nastawioną na współpracę, to druga zrobi to samo. Przeciwnie, postawa nastawiona na współpracę definiowana jest, jako rodzaj słabości. Próba zastosowania tego modelu w sprzecznych interesach może działać niekorzystnie.

Czym są negocjacje, zwłaszcza negocjacje biznesowe? To nic innego jak proces, w którym określa się cele, zbiera informacje o konkurencji i wreszcie wzajemnie przekonuje się do swoich racji. Finalnie, za pomocą argumentów i perswazji, dochodzi się do wspólnego celu, stanowiska. Jak w wielu innych dziedzinach, tak i w negocjacjach niezbędne jest uwzględnienie kilku aspektów. Dobry negocjator stara się zorientować we wszystkich okolicznościach, jakie mogą mieć wpływ na przebieg lub wynik negocjacji. Kim są konkurenci, jakie są ich mocne i słabe strony, jaki był przebieg wydarzeń, które doprowadziły do konieczności negocjowania i wiele innych. Negocjacje muszą być starannie przygotowane. Należy określić zakres uprawnień i kompetencji drugiej strony, poznać struktury organizacyjne oraz zapoznać się ze wszystkimi istotnymi dokumentami, a przede wszystkim poznać główny cel negocjacji.

Podsumowując, znaczenie negocjacji dla rozwiązywania konfliktów i rozstrzygania transakcji biznesowych, jest niezwykle duże. Niestety pracownicy firm nie są wystarczająco przygotowani do prowadzenia tego rodzaju rozmów. Manipulacja, nacisk i słaba komunikacja werbalna i pozawerbalna,  przeszkadzają w  kontaktach z innymi. Pracodawcy, ale również i pracownicy, przy obecnym rozwoju rynku i wzroście zainteresowania negocjacjami, powinni bardziej interesować się specyfiką prowadzenia rozmów tego typu. Firmy i instytucje powinny kłaść większy nacisk na zdobywanie wiedzy o tym, jak prawidłowo negocjować i skutecznie zawierać porozumienia.