Szkolenia otwarte
WSPÓŁCZESNA KORESPONDENCJA I DOKUMENTACJA W BIURZE
| 13-14 maja 2019
|
|
Celem szkolenia jest:
- przekazanie uczestnikom wiedzy na temat obowiązujących standardów korespondencji biurowej
- przybliżenie uczestnikom zasad tworzenia i postępowania z korespondencją wg reguł obowiązujących w biznesie
- omówienie formalnych zasad układu i redagowania pism
- przećwiczenie pisania różnej korespondencji
- poznanie najważniejszych form i rodzajów wewnętrznej i zewnętrznej korespondencji biznesowej
- rozwinięcie umiejętności „lekkiego" pisania i swobody wypowiedzi
- zdobycie sprawności w tworzeniu korespondencji biurowej
- nabycie umiejętności budowania pozytywnego i profesjonalnego kontaktu z Klientami w korespondencji biurowej
Szkolenie adresowane jest do: Asystentek i sekretarek, wszystkich pracowników biurowych, w szczególności pracowników działów obsługi klientów, działów skarg i reklamacji, recepcji, a także dla osób odpowiedzialnych za przygotowywanie pism. Szkolenie przewidziane jest również dla osób, które dopiero planują rozpocząć pracę w biurze i chciałyby poznać zasady oraz przećwiczyć tworzenie korespondencji.
Podczas zajęć wykorzystywane są następujące techniki:
- krótkie wykłady - będące elementem wprowadzenia w omawiane zagadnienia
- burze mózgów
- praca w zespołach - rozwiązywanie zadań problemowych, case study, wspólne poszukiwanie nowych rozwiązań
- modelowanie - przedstawianie propozycji specyficznych zachowań
- dyskusje grupowe - omawianie wyników poszczególnych ćwiczeń
Zajęcia odbywają się małych grupach, dzięki czemu prowadzący ma możliwość poświęcenia uwagi każdemu i udzielenia mu pomocy w zrozumieniu wszelkich niejasności.
Program szkolenia obejmuje:
PODSTAWOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI BIUROWEJ
- rodzaje współczesnej dokumentacji
- podział dokumentacji ze względu na kryterium: treści, kryterium ważności i zapewnienie tajemnicy
- znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pism
- ewidencja dokumentów biurowych
- archiwizacja dokumentacji
- prawne aspekty przechowywania dokumentów
- kategorie archiwalne i czas przechowywania
- zasady porządkowania
- metody archiwizowania
- warunki przechowywania
JAK TWORZYĆ DOKUMENTACJĘ BIUROWĄ?
- oferty dla klientów
- korespondencja z kontrahentami i dostawcami usług/produktów - zamówienia, reklamacje
- dokumenty księgowe - faktury, delegacje
- dokumentacja kadrowa - świadectwa pracy
- korespondencja okolicznościowa - zaproszenia
- korespondencja z pracownikami - protokoły z zebrań
JAK POSTĘPOWAĆ Z DOKUMENTACJĄ W BIURZE? - PODSTAWOWE CZYNNOŚCI KANCELARYJNE
- właściwe wykorzystanie powierzchni biurowej
- przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek biurowych i korporacyjnych
- prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej
- łatwość dostępu dokumentów
- wysyłanie korespondencji oraz przesyłek
- zasady przyjmowania i wysyłania korespondencji
- poczta tradycyjna
- elektroniczna
- faxy
- udzielanie informacji Klientom
- sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie
KLUCZOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Z KORESPONDENCJĄ PRZYCHODZĄCĄ
- kwitowanie odbioru korespondencji przychodzącej
- dekretacja
- czas rozpatrywania
- sortowanie pism
- postępowanie z korespondencją poufną
KORESPONDENCJA WEWNĘTRZNA – PRACA NAD WZORAMI
- protokoły
- pisma okolicznościowe
- pełnomocnictwa, upoważnienia
- zaświadczenia, zawiadomienia
- listy intencyjne, pisma przewodnie
- raporty, sprawozdania
- decyzje
- umowy
- pozostała korespondencja
- oferty handlowe
- zamówienia
- korespondencja urzędowa i sądowa
JAK REDAGOWAĆ PISMA? - TWORZENIE KORESPONDENCJI
- elementy formalne pisma
- wskazania ogólne
- nagłówek adresowy
- miejscowość i data
- dane adresowe
- zwrot adresatywny
- treść zasadnicza
- zwroty grzecznościowe
- podpis
- styl urzędowy a poufny pisma
- jak zwracać się do Klienta?
- zasady przedstawiania firmy
- stylistyka
- budowanie zdań złożonych w pismach biurowych i urzędowych
- cele komunikacji pisemnej – zwięzłość pisma
- styl i kompozycja – czyli jak rozplanować tekst, by korespondencja była jasna i przejrzysta?
- wybór i modelowanie tonu pisma
- zwroty zakazane w języku komunikacji pisemnej z klientami
- korespondencja korporacyjna
UKŁAD GRAFICZNY PISMA – CZYLI JAK TWORZYĆ KORESPONDENCJĘ, BY BYŁA JASNA I PRZEJRZYSTA?
- sposoby wyróżniania i akcentowania ważnych elementów tekstu
- kroje i wielkość czcionek używanych w korespondencji biurowej
- odległości między akapitami i interlinie
- korespondencja na blankiecie bez nadruku
- korespondencja na blankiecie z nadrukiem
- specyfikacja pism zatytułowanych
- adresowanie kopert
KORESPONDENCJA ELEKTRONICZNA
- specyfika korespondencji
- umiejętne nawiązywanie kontaktu z odbiorcą - zasady pisania i wysyłania e-maili
JAK PISAĆ - JĘZYK KOMUNIKACJI W KORESPONDENCJI BIUROWEJ
- bariery komunikacyjne w korespondencji biurowej
- język przekazu w odpowiedziach na reklamacje
- język przekazu w ofertach reklamowych
- język przekazu w odpowiedziach pozytywnych i negatywnych - skargi i reklamacje uzasadnione i nieuzasadnione
KORESPONDENCJA Z INSTYTUCJAMI PUBLICZNYMI - KODEKS POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO
- formy załatwiania spraw
- wymagane terminy
- ćwiczenia - wybrane przykłady pism korespondencji urzędowej
Zajęcia realizowane są w dwa dni w godzinach: I dzień - 10.00 - 17.00 II dzień - 9.00 - 16.30
Sala szkoleniowa EMPRIZ Group - Warszawa
Sala szkoleniowa EMPRIZ Group znajduje się zaledwie 4 przystanki od Dworca Centralnego. W sąsiedztwie mieszczą się instytucje publiczne i biznesowe.
Dotarcie jest dosyć proste dzięki znakomitej lokalizacji:
- z Dworca Centralnego - tramwajami (ok. 8 min)
- z Dworca Zachodniego - autobusami/ tramwajami (ok. 20 min)
- ze Starego Miasta - autobusami/tramwajami (ok. 8-10 min.).
Szczegółowe opisy prowadzącego(ych) szkolenie znajdują się w ofercie przesyłanej drogą mailową lub faksową. Celem otrzymania oferty prosimy skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta pod numerem (22) 354 60 01.
Cena wynosi: 700,00 zł
RABATY!!! Przy zgłoszeniu przynajmniej 2 osób z jednej firmy - rabat10% Przy zgłoszeniu przynajmniej 4 osób z jednej firmy - rabat15% Przy zgłoszeniu przynajmniej 5 osób z jednej firmy - 6 osobagratis!
Cena obejmuje:udział w zajęciach, materiały szkoleniowe, poczęstunek wtrakcie trwania zajęć, imienny certyfikat uczestnictwa.
Szkoleniarealizowane są jako program kształcenia ustawicznego, dlategoteż istnieje możliwość otrzymania przez Uczestnikówzaświadczenia ukończenia na druku MEN.
Organizujemy również szkolenia zamknięte w siedzibieZamawiającego lub innym wskazanym miejscu na terenie całegokraju. Cena szkolenia zamkniętego jest indywidualnie ustalana zKlientem - prosimy o kontakt z Działem Szkoleń, który zprzyjemnością przygotuje indywidualną ofertę dla Państwa.
|
|
Wróć |
|